OX-Mail Projekte
Aus RegioWIKI
| Portal Generation-OX: |
|---|
Die Preisliste finden Sie unter: http://OX-Mail.at |
Inhaltsverzeichnis |
Vorwort
Die Anwendung von Projektmanagement- und Projektplanungs-Software ist nur ein Teil des Projektmanagements. Durch die konsequente Nutzung dieser Werkzeuge lässt sich eine bessere Dokumentation und eine schnellere Übersicht über die Teile des Projektes erreichen. Berechnungen von Netzplänen werden möglich und die Simulation von potentiellen Problemsituationen sowie das gezielte reagieren darauf. Projektmanagement kann gute Projektmanager besser machen! Das Ergebnis ist immer so gut, wie die Daten die eingegeben wurden. Natürlich ist die optimale Arbeitsweise stark vom Projekt abhängig. Diese Anleitung kann dir eine gute Grundlage sein.
Einleitung
Die verschieden Funktionen vom OX-Mail Projekt werden an einem durchgängigen Beispiel dargestellt. Projektmanagement beginnt im Kopf und ist Denken. Was dabei herauskommt lässt sich mit dem Modul OX-Mail Projekt umsetzen. Am meisten lernst du, wenn du kleinere Projekte gleich mit OX-Mail Projekt umsetzt. Das Grundlagenwissen zum Projektmanagement bekommst du hier vermittelt. Unser Beispiel Projekt ist die "Erstellung einer Marketingaktion mit Serienbriefen". Die hier gezeigte Zusammenarbeit zwischen verschieden Beteiligten ist oft der Auslöser für den Einsatz von OX-Mail Projekt. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Budgetüberwachung. Andere Beispiele wären die Erstellung einer Zeitschrift, die Einführung eines EDV-Systems oder die Einrichtung einer neuen Filiale.
Was ist Projektmanagement?
Wenn sich ein Plan von anderen Aufgaben so unterscheidet, dass seine Umsetzung keine Routine ist, solltest du OX-Mail Projekt einsetzen. Lege ein Projektziel fest. Ohne festem Ziel lässt es sich weder managen noch planen.
Ziele des Projektmanagement
Die Ziele eines Projektes lassen sich in drei Gruppen zusammenfassen:
- Sachziele
- Der Sinn eines Projektes ist es, ein bestimmtes Sachziel zu erreichen.
- Kostenziele
- Beim Abschluss eines Projektes sollen die Kosten nicht überschritten sein. Was soll passieren, wenn die Kosten den vorgegebenen Rahmen doch übersteigen?
- Terminziele
- Das Projekt muss oft zu einem vorgegebenen Zeitpunkt erfolgreich zu Ende gebracht werden.
Daneben gibt es noch eine Reihe von Nebenbedingungen, zum Beispiel bei den personellen Ressourcen oder den Terminen mit Partnern und Lieferanten. Wenn nach einer erfolgreichen Beendigung eines Projektes gute Mitarbeiter das Haus verlassen, weil sie sich an der Führung des Projektleiters stoßen, ist das eben sowenig sinnvoll wie ein gestörtes Verhältnis mit den Lieferanten nach der Projektbeendigung.
Zielkonflikte bei der Projektplanung
Oft entsteht ein Zielkonflikt zwischen höheren Kosten oder Termintreue, der je nach Aufgabenstellung von dir anders gelöst werden muss. In den meisten Fällen muss vorrangig das Sachziel erreicht werden. Es gibt aber auch Projekte, bei den das Terminziel eine noch größere Bedeutung hat - zum Beispiel im Marketingbereich. Eine Einladung die erst nach einer Veranstaltung beim potentiellen Kunden eintrifft, ist meist nutzlos. Bei vielen Projekten sind durchaus Abstriche denkbar, wenn die Kosten aus dem Ruder laufen.
Eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements ist die Behandlung der Konflikte, die zwischen den verschieden Zielen entstehen können. Viele Konflikte sind hausgemacht und können durch ein gezieltes Projektmanagement vermieden werden.
Der Projektmanager muss sich über die genauen Sachziele im klaren sein - die Anforderungen müssen also genau definiert sein. Dadurch wird es möglich geänderte Anforderungen sofort zu erkennen um Maßnahmen ergreifen zu können. Hier sind oft Entscheidungen notwendig, von wem die höheren Kosten getragen werden oder ob auf die Änderung der Anforderungen verzichtet wird.
Phasen in Projekten
Als Leitfaden für das Projektmanagement verwenden wir folgendes Schema:
- Projektidee
- Zieldefinition
- Machbarkeitsstudie
- Grobgliederung
- Projektüberwachung
- Projektkontrolle
Projektidee
Unser Projekt beginnt mit einer Idee oder als Teil- oder Folgeprojekt eines anderen Projektes. In dieser Phase der ersten Gespräche ist es oft sinnvoll Koalitionen für das Projekt zu schmieden. Ziel dieser Projektphase ist es, dass das Projekt begonnen wird.
Die Projektarbeit läuft nicht nur hintereinander ab
Einzelne Phasen des Projektes müssen nicht streng hintereinander ablaufen. Manches erfolgt parallel. Geänderte Anforderungen ziehen auch eine Änderung der Zieldefinition und eine Änderung der Projektplanung nach sich. Während der Überwachung entdeckte Probleme und Feinstrukturierungen in der Projektplanung führen so immer wieder zu Änderungen.
Nach der Grobstudie können Teile des Projektes wiederum als eigene Projekte definiert werden. So werden sie zu Teilprojekten aus der Sicht des übergeordneten Projektes und können so auch an andere Teams oder extern vergeben werden.
